Die Aufgaben einer Gewerbeverwaltung werden im Vertrag mit dem Eigentümer definiert. Das Spektrum kann kaufmännische, technische und juristische Aufgaben umfassen. Je nach Immobilie werden auch ein dynamisches Flächenmanagement realisiert und passgenaue Mietverträge für die unterschiedlichen Branchen und Mieter erarbeitet.
Kaufmännische Aufgaben einer Gewerbeverwaltung
Die kaufmännischen Aufgaben gehören zum Kern einer Gewerbeverwaltung. Das betrifft die Kontrolle aller Zahlungseingänge und -ausgänge, die das Gewerbeobjekt betreffen. Beispiele dafür sind die Mietzahlungen, Mieterhöhungen sowie das Bezahlen der Rechnungen von Dienstleistern. Die Erstellung der Mietverträge selbst ist ebenfalls Bestandteil dieser Aufgaben. Die Gewerbeverwaltung kümmert sich um die Betriebskosten sowie um das Mahnwesen.
Beispiele für kaufmännische Aufgaben einer Gewerbeverwaltung
- Schriftverkehr mit Mietern, Behörden und Dienstleistern
- Buchhaltung aller Einnahmen und Ausgaben für die Gewerbeimmobilie
- Fristgerechte Erstellung der Betriebskostenabrechnung
- Begleichen von Rechnungen der Dienstleister oder öffentlichen Stellen wie Abwasserreinigung, Müllentsorgung oder Winterdienst
- Korrekte Ausweisung der Umsatzsteuer
- Vorbereitung Umsatzsteuervoranmeldung
- Vorbereitung von Jahresabschlüssen
- Liquidationsplanung und Wirtschaftlichkeitsberechnung für den Eigentümer
- Flächen- und Leerstandsmanagement
- Entwicklung von Nutzungskonzepten und geeigneten Marketingmaßnahmen
Technische Aufgaben einer Gewerbeverwaltung
Handwerkliche Tätigkeiten gehören nicht zu den Aufgaben einer Gewerbeverwaltung, wohl aber die Auswahl, Begutachtung und Betreuung der Dienstleister. Dafür ist ein technisches Grundverständnis unumgänglich. Die Gewerbeverwaltung kontrolliert die Funktionstüchtigkeit der technischen Anlagen und kümmert sich um die Durchführung von Wartungsarbeiten. Sie holt Angebote von Dienstleistern ein und begutachtet die Umsetzung.
Beispiele für technische Aufgaben einer Gewerbeverwaltung
- Kontrolle der technischen Anlagen einer Immobilie auf Funktionstüchtigkeit durch regelmäßige Hausbegehungen
- Erfassung von Verbrauchswerten (Heizung, Wasser, Strom)
- Veranlassen von schnellstmöglichen Reparatur- und Sicherungsmaßnahmen
- Auswahl der passenden Dienstleister wie Handwerker oder Energietechniker
- Koordination von Wartungs- und Reparaturarbeiten
- Wahrnehmung der Verkehrssicherungspflichten inkl. TÜV-Kontrollen und Brandschutz sowie Beachtung technischer Verordnungen
Juristische Aufgaben einer Gewerbeverwaltung
Eine Gewerbeverwaltung ist keine Anwaltskanzlei. Sie stellt im Streitfall keinen juristischen Beistand des Eigentümers vor Gericht dar. Sie berät auch nicht in juristischen Fragen, bringt aber ihre Erfahrungen ein. Die Gewerbeverwaltung sorgt für die Einhaltung von rechtlichen Bestimmungen und koordiniert im juristischen Streitfall den Beistand.
Beispiele für juristische Aufgaben einer Gewerbeverwaltung
- Erstellen von rechtssicheren Mietverträgen
- Sicherstellen der Brandschutzordnung
- Durchsetzen der Hausordnung
- Bearbeitung von Mietminderungen
- Bearbeitung von Versicherungsschäden
- Verbindliche Korrespondenz mit Behörden, öffentlichen Stellen und Dienstleistern
- Einhaltung aller Fristen etwa im Mahnwesen, bei den Nebenkostenabrechnungen oder bei Mieterwechseln
- Regelmäßige Berichterstattung an die Eigentümer
